Процесс переговоров при планировании грузовых перевозок

Содержание

Переговоры по вопросам грузоперевозок могут происходить на двух уровнях. На первом уровне партнеры по цепочке поставок, заключающие между собой договора купли-продажи товаров, должны договориться о том, какая из сторон будет отвечать за те или иные аспекты перевозки. На втором уровне сторона, в чьи обязанности входит наем перевозчика (кроме случаев, когда используется собственный автопарк транспортных средств), ведет переговоры с перевозчиком. Эти два уровня рассматриваются ниже.

Переговоры

Переговоры грузоотправителя с грузополучателем

В ходе переговоров о заключении договора продавец и покупатель договариваются не только о товарах, которыми они собираются обменяться, но и о способе обмена. Центральное место в процессе обмена занимает перевозка товаров. Этот аспект крайне важен, ведь сторона, принимающая на себя обязательство доставить груз в целостности и сохранности, будет нести ответственность, если что-то пойдет не так – например, в случае опоздания, утраты или повреждения товара.

Поэтому продавцу и покупателю необходимо прийти к очень четкой договоренности о том, кто отвечает за товар в пути и кто оплачивает перевозку. Распределение ответственности и соответствующие положения излагаются в договоре в разделе условий доставки, или условий FCA (Free Carrier / Франко перевозчик) и DAP (Delivered at Place / Поставка в место назначения).

Первое, что нужно решить, — это где формально завершается сделка между продавцов и покупателем. FCA означает, что сделка купли-продажи совершается в отгрузочном доке продавца. Как только товары на складе продавца загружены на транспортное средство, они становятся собственностью покупателя.

Обычно при таких условиях покупатель принимает на себя риски, связанные с товарами (в том числе риски выбора перевозчика и риски, связанные с перевозкой), а также обязанность оплатить услуги перевозчика. Если же выбрано условие DAP, то эти риски и обязанности возлагаются на продавца.

Инкотермс

Дальнейшую конкретизацию того, кто платит перевозчику и отвечает за перевозку, обеспечивают дополнительные условия «оплата покупателем» (collect) и «оплата продавцом» (prepaid). При поставке на условии «оплата продавцом» продавец оплачивает перевозку и несет соответствующие затраты вне зависимости от того, какое общее условие выбрано — FCA или DAP.

Если же доставка осуществляется на условии «оплата покупателем», платит перевозчику и несет затраты на перевозку покупатель. Таким образом, на условиях «FCA, оплата покупателем» покупатель принимает на себя всю ответственность, риски и затраты, связанные с поставкой.

Если оговорены условия «FCA, оплата продавцом», то местом совершения служит отгрузочный док продавца. При этом покупатель принимает на себя риск перевозки, но платит перевозчику и несет соответствующие затраты продавец.

Обычно стороны выбирают условия «FCA, оплата покупателем» (вся ответственность на покупателе) или «DAP, оплата продавцом» (вся ответственность на продавце), чтобы избежать путаницы в том, кто выбирает перевозчика, платит за его услуги и несет связанные с этим риски. Вместе с тем условия «FCA, оплата продавцом» и «DAP, оплата покупателем» остаются вполне реалистичными вариантами.

Последним уточнением к условиям поставки FCA и DAP служат дополнительные условия «возвратный платеж» и «разрешено уменьшение». Условие «возвратный платеж» может дополняться к условиям «FCA, оплата продавцом». Если это условие не указано, за перевозку платит продавец, а с условием «возвратный платеж» продавец хотя и производит оплату перевозки, но выставляет покупателю счет на соответствующую сумму.

Условие «разрешено уменьшение» разрешает покупателю вычесть стоимость перевозки из суммы, уплачиваемой продавцу на условиях «DAP, оплата покупателем».

Ниже представлен рисунок, который помогает разобраться во всех этих важных нюансах.

Риски и ответственность покупателя и продавца
Условия доставки при продаже

Переговоры грузоотправителя с перевозчиком

В условиях свободного рынка грузоотправители и перевозчики вправе вступать в переговоры о конкретных услугах, расценках на них, а также соответствующих гарантиях и штрафах. В статье «Тарифы автомобильных грузоперевозчиков и затраты грузоотправителей» рассматривались различные параметры ценообразования на автомобильные грузоперевозки и виды тарифов. В данной статье будут рассмотрены аспекты переговоров, связанные с характером услуг и взаимоотношениями между сторонами.

Для начала необходимо проанализировать природу и предполагаемую продолжительность взаимоотношений между грузоотправителем и перевозчиком. Они определяются тем, вступает ли грузоотправитель в долгосрочные договорные отношения с перевозчиком или предпочитает отдельно оговаривать условия каждой сделки.

В рамках долгосрочных договорных отношений документально оформляются ожидания в отношении уровня обслуживания, тарифы и подробные условия сотрудничества двух компаний применительно к нескольким сделкам, которые могут охватывать временной промежуток в год и более. Альтернативный вариант – это договоренность об условиях единичной сделки между сторонами. Как и следует ожидать, переговоры о долгосрочном сотрудничестве обычно готовятся обстоятельнее и проходят сложнее, хотя единичная сделка также может серьезно сказаться на качестве обслуживания клиентов или повлечь гражданскую ответственность.

Договорные и розничные цены

Грузоотправители покупают услуги перевозчиков по договорным и розничным ценам. Договорные цены – это оговоренные грузоотправителем и перевозчиком цены на услуги, которые действуют в течение установленного периода времени (обычно одного года). Розничные цены – это текущие рыночные цены, предлагаемые за услуги по конкретной сделке.

Согласно имеющимся оценкам, 80% всего объема грузов в России перевозятся по договорным ценам. Что не удивительно, учитывая, какую долю в общей экономике страны занимают госсектор, крупные частные компании и огромные госкорпорации. В данных субъектах экономической деятельности все жестко регламентировано, и бюджет формируется значительно раньше самого факта оказания транспортных услуг.

Грузоотправители делают выбор в пользу договорных отношений, чтобы зафиксировать цены на длительный период, а также заручиться обязательством перевозчика обеспечить соответствующие мощности и оговоренный уровень обслуживания. В договоре документально оформляются обязательства сторон, а часто также предусматриваются штрафы за их несоблюдение для обеих сторон сделки.

Крупные грузоотправители стремятся получить большие скидки относительно прейскурантных цен, предлагаемых рядовым потенциальным покупателям. В любой сделке между компаниями покупатели, которое имеют значительное влияние на рынок, способны выторговать существенные скидки благодаря покупательной способности. Ничем не отличают и автомобильные грузоперевозки в условиях свободного рынка.

Кроме того, крупные грузоотправители чаще владеют частным автопарком транспортным средств или располагают финансовыми ресурсами для его организации. Возможность использовать собственный автопарк как рычаг в переговорах с перевозчиками оказывает дополнительное давление на цены в сторону понижения. Мелкие грузоотправители не обладают такой покупательной способностью и влиянием, что отражается на результатах их переговоров с перевозчиками. Это обстоятельство побуждает многих выступать за возврат к регулированию рынков, чтобы цены для мелких и крупных грузоотправителей были фиксированными.

Условия договора

Грузоотправителю, решившему нанять одного или нескольких перевозчиков на долгосрочной договорной основе, нужно обстоятельно проанализировать рынок. Иногда фирмы организуют запросы предложений, чтобы получить представление о том, что и по каким расценкам могут предложить потенциальные поставщики услуг.

Как правило, в рамках запроса предложений некоторому избранному множеству перевозчику предлагают изучить бизнес компании-нанимателя, включая работу цепочки поставок, транспортные маршруты и объемы грузоперевозок. Им предлагается разработать решения, наилучшим образом отвечающие нуждам грузоотправителя.

Договор

Некоторые грузоотправители вместо этого делают запросы цен с изложением конкретных условий обслуживания, которые требуются компании. В таком случае вместо поиска решений в широком смысле компания-наниматель ищет перевозчиков, предлагающих самые выгодные цены и обязующихся оказать определенные транспортно-логистические услуги.

В обоих случаях кандидаты обычно конкурируют вслепую, то есть работают независимо друг от друга, не знаю предполагаемых конкурентами условий и расценок. Отбор часто проводится в два и более раунда, по ходу которых грузоотправитель сужает круг потенциальных поставщиков услуг.

Перевозчиков подталкивают к тому, чтобы пересматривать свои предложения в более выгодную для грузоотправителя сторону, повышая предлагаемый уровень обслуживания и снижая цену. Многие крупные грузоотправители организуют запросы цен и предложений на ежегодной основе. Такая периодичность дает возможность каждый год корректировать условия обслуживания. Это также позволяет перевозчику пересматривать расценки – либо в сторону понижения, чтобы учесть выгоду от знакомства с бизнесом грузоотправителя или возможную дефляцию на рынке, либо в сторону повышения, если того требуют особенности работы с этим клиентом или инфляционные тенденции в экономике.

Для выполнения крупных проектов грузоотправители и поставщики услуг обыкновенно заключают многолетние договора (распространены сроки в три года или пять лет) с положениями, предусматривающими корректировку уровня обслуживания и расценок по соглашению сторон.

Покупательная способность клиента часто влияет на то, какой силой убеждения он обладает на рынке. Крупные фирмы обычно способны выторговать себе более выгодные цены и приоритетное обслуживание благодаря большим объемам грузов и выручки, которые обеспечивают.

Поэтому мелким грузоотправителям приходится оперировать другими аргументами в переговорах с перевозчиками. Это могут быть, например, аргументы о характере отгружаемой продукции (простая в грузообработке, надежно упакованная, неопасная), об используемых маршрутах (возможность заработка для перевозчика на обратных рейсах) или о сезонности отгрузки (отправка грузов вне периодов пикового спроса – в то время, когда перевозчики нуждаются в работе). Также более мелкие грузоотправители могут предложить более быстрый и удобный формат расчетов для перевозчика, так как крупные грузоотправители, зачастую, оплачивают выполненные рейсы довольно продолжительный период времени, а это влечет за собой риск просрочки платежа.

Еще одна черта, привлекательная для перевозчиков, но трудно поддающаяся измерению, — это легкость ведения бизнеса с клиентом. Деловые отношения между компаниями в конечном счете предполагают взаимодействие людей, работающих в этих компаниях.

Любому бизнесу нужна рентабельность, чтобы выжить в долгосрочной перспективе, но всегда позитивно воспринимаются организации, заботящиеся об успехе партнера. Иногда мелкие фирмы могут привлечь перевозчиков таким отношением. Оно может выражаться, например, в том, что грузоотправитель оставляет достаточное время для отгрузки, быстро выполняет погрузку-разгрузку, чтобы сократить ожидание, уважительно обращается с сотрудниками перевозчика (в частности, с водителями) и оперативно оплачивает счета за оказанные услуги.

Эти, казалось бы, небольшие знаки учтивости способны повысить статус грузоотправителя, будь то мелкого или крупного, в глазах транспортной компании. Мелким грузоотправителям зачастую легче культивировать такое отношение ввиду ограниченных масштабов деятельности и меньшей численности персонала.

Когда грузоотправители и перевозчики решают вступить в переговоры, фокус внимания переходит на конкретные услуги, условия и расценки. Обсуждаются, в частности, такие аспекты услуг, как скорость, объемы, периодичность отгрузки и надежность обслуживания. Грузоотправителя заботит репутация поставщика услуг в этих сферах, и ему нужна гарантия, что перевозчик располагает необходимыми возможностями и мощностями для удовлетворения нужд.

Кроме того, важно определить, кто отвечает за груз, выработать четкое понимание обязанностей каждой из сторон, а также установить предельные размеры претензий, связанных с излишками, недостачей или повреждениями груза. Наконец, у грузоотправителей могут быть особые потребности – операционные (охрана груза, поддержание заданной температуры) или административные (например, требования к оформлению документации).

Когда встает вопрос о ценах, обсуждается плата за базовые услуги магистральной перевозки, а также возможные надбавки и плата за дополнительный сервис.

В заключение определяются длительность и характер будущих договорных отношений. По отмеченным выше причинам в некоторых случаях грузоотправители и перевозчики заключают договора с многолетним сроком действия. В особенности это относится к ситуациям, когда грузоотправитель намеревается перейти к работе с пулом ключевых перевозчиков.

При таком подходе отбирается группа стратегических партнеров – перевозчиков, которые будут получать большую долю объемов грузов от данного грузоотправителя. Смысл в том, чтобы сконцентрировать эти объемы у небольшого числа перевозчиков и взамен получить от них серьезные скидки. Кроме того, грузоотправитель ожидает, что ключевые перевозчики будут обслуживать его в приоритетном порядке. Это особенно ценно в условиях дефицита мощностей, когда грузоотправители конкурируют за перевозчиков.

К рискам работы с пулом ключевых перевозчиков относится утрата свободы пользоваться более дешевыми предложениями на рынке ввиду взятых на себя обязательств обеспечить объемы выбранным перевозчикам. Существует риск довериться надежным перевозчикам, не способным или не желающим выполнять свои обязательства, а также вероятность постепенного ухудшения показателей деятельности и финансового благополучия ключевого перевозчика в отсутствие возможности быстро его заменить. Эти риски можно предотвратить путем тщательного отбора перевозчиков и контроля за их деятельностью.

В других случаях договора заключаются на один год или на конкретный проект с меньшей длительностью. Закрывая производственное предприятие или распределительный центр, грузоотправитель может нанять перевозчика или 3PL-компанию для перевозки всего имущества с закрытого объекта в другое место.

В зависимости от размеров объекта перевозимого имущества это может занять несколько дней или месяцев. Наряду со сроком действия договора стороны могут договориться об особых условиях сотрудничества – например, о корректировке уровне обслуживания, расценок или сроков оплаты. В заключение стороны договариваются об условиях досрочного расторжения договора.

Рукопожатие

Подобно свадьбе, заключение договора между двумя сторонами в бизнесе может быть радостным событием, но сторонам необходимо решить, в каких случаях целесообразно расторгнуть отношения и какова будет процедура такого расторжения. Поскольку невозможно предугадать все возможные обстоятельства, сторонам нужно полагаться на собственный опыт в том, что следует считать неприемлемым с точки зрения качества обслуживания, экономических показателей и деловых отношений в целом.

Если обратиться к позитивным аспектам, участники договора могут предусмотреть систему поощрений для той или иной стороны на случай, если показатели эффективности ее работы превзойдут ожидания. Эти вопросы будут рассмотрены в статье: «Оценка качества обслуживания в автомобильных грузоперевозках».

Ссылка на основную публикацию