Система управления транспортом и перевозками (TMS)

Содержание

Традиционно управление транспортом и перевозками было связано со значительным количеством бумажной работы, немалыми временными затратами и активным участием человека. Организациям приходилось в ручном режиме планировать рейсы, отслеживать доставку каждого груза по всей цепочке поставок, полученные платежи и выставленные счета, таможенные пошлины и сборы, каждую составляющую из сборных грузов и тому подобное.

Коллаж

Как можно себе представить, подчас транспортные отделы с трудом справлялись с этими задачами, и нередко это оборачивалось задержками входящих и исходящих платежей, избыточными затратами на весь процесс перевозки. Все это вызывало недовольство как со стороны партнеров по цепочке поставок, так и неудовлетворенность самой организации эффективностью перевозок и высокими затратами на них. Система управления перевозками (transportation management system, TMS) помогает решать эти проблемы, облегчая выполнение целого ряда трудоемких задач.

Система управления перевозками, или, как еще называют, TMS-система, — это многофункциональна комплексная автоматизированная система, предназначенная для управления различными видами деятельности в транспортной цепи.

TMS-система оперирует грузами, подлежащими отгрузке и приемке, и их составом. Она обеспечивает управление грузовыми перевозками, помогая пользователю:

  • планировать маршруты перевозки и графики доставки;
  • выбирать грузоперевозчиков на всех видах транспорта, включая перевозку собственными силами;
  • рассчитывать и выбирать тарифы на перевозку;
  • назначать груз конкретному перевозчику;
  • оформлять и распечатывать транспортные документы;
  • отслеживать движение груза по пути следования;
  • выставлять счета и необходимы бухгалтерские документы заказчику;
  • проверять и оплачивать счета от перевозчиков.

Кроме того, система регистрирует и предоставляет данные о заказах, грузах, тарифах, договорах, транспортных средствах, маршрутах, рейсах и так далее. Наконец, она позволяет автоматизировать все виды деятельности, связанные с управлением частным (собственным) автомобильным парком транспортных средств (если он имеется в организации):

  • ведение реестра транспортных средств и их состояния;
  • учет топлива;
  • планирование и проведение технического обслуживания и ремонтов.

В итоге TMS-система формирует полную картину доходов по всем видам деятельности, связанными с грузоперевозками, которые делают эти процессы прозрачными и дают возможность принятия правильных управленческих решений.

Таким образом, TMS-система – это система, которая помогает специалистам, занимающимся автомобильными грузоперевозками, принимать правильные решения в этой сфере.

Концептуально TMS-система занимает, как правило, промежуточное положение между системой управления ресурсами предприятия (ERP, enterprise resource planning) и системой управления складом (WMS, warehouse management system). Связь между этими системами представлена на рисунке ниже.

 

Схема конфигурации ИТ-системы
Пример конфигурации ИТ-систем, демонстрирующий взаимодействие TMS-системы с другими системами

Кроме того, некоторые компании предоставляют своим поставщикам доступ к отдельным элементам TMS-системы, чтобы облегчить процесс заказа и отслеживания грузов. TMS-системы разных поставщиков могут серьезно отличаться архитектурно, но так или иначе в них должна присутствовать следующая функциональность:

  • планирование автомобильных грузоперевозок, включая прием заявок, расчет тарифов, выбор стратегии перевозки, работу с картами, планирование маршрутов и графика доставки, выбор перевозчиков;
  • отслеживание грузоперевозок, включая спутниковый мониторинг транспорта, контроль сроков и качества доставки, управление товаросопроводительной документацией, платежи и счета, мобильное приложение для водителей, автоматизирующее работу в процессе доставки;
  • управление частным (собственным) парком автотранспортных средств, ведение реестра транспортных средств и затрат на техническое обслуживание, учет топлива и прочих расходных материалов, планирование и проведение технического обслуживания и ремонтов, учет разрешительных документов на транспортные средства;
  • калькуляция затрат в разных разрезах с формированием аналитических отчетов по различным KPI.

Иногда та или иная перечисленная выше функциональность существует в виде отдельных узконаправленных систем. Тем не менее, нужно понимать, что только управление всеми аспектами грузоперевозок дает полную картину и позволяет выявлять узкие места, где бы они ни находились. Поэтому далее остановимся более подробно на каждом аспекте.

Планирование грузоперевозок

Первый и начальный аспект грузовых перевозок, на котором собирается вся необходимая информация и происходит подготовка груза к отправке.

Регистрация заявок на перевозку автомобильным транспортом

Процесс обеспечения перевозки для любой TMS-системы начинается с регистрации заявки на перевозку груза. Источниками возникновения потребности могут являться как различные подразделения внутри компании (отдел продаж, отдел закупок, склад и др.), так и внешние заказчики, которым необходимы услуги по перевозке грузов.

Заявки на перевозку могут поступать в TMS-систему из ERP-системы предприятия с использованием электронного документооборота или через специальный интернет-портал, в котором заказчики перевозки заполняют ключевые данные, необходимые для планирования доставки. Заявки также могут быть зарегистрированы вручную оператором на основании телефонного звонка, письма электронной почты. Пример формы заявки приведен на рисунке ниже.

Пример регистрации заявки в TMS-системы
Пример регистрации заявки в TMS-системы

Обычно заявка на перевозку включает в себя следующие ключевые данные, необходимые для планирования перевозки:

  • Адрес и время забора груза, а также адрес и время доставки.
  • Компания или физическое лицо, принимающая/отправляющая груз.
  • Плательщик за услуги перевозки.
  • Информация о весогабаритных характеристиках, количестве грузовых мест и, если это необходимо, детализация товарного состава по каждому грузовому месту.
  • Особые условия и пожелания для перевозки груза: опасный или хрупкий груз, необходимость соблюдения определенного температурного режима и другое.
  • Необходимость выполнения дополнительных услуг, например, упаковка, страхование, обработка груза и прочее.
  • Дополнительная информация, необходимая для доставки груза: схема проезда, контактные лица и их телефоны и прочее.

На основании зарегистрированных заявок на перевозку происходят все дальнейшие действия:

  • выбор стратегии перевозки;
  • планирование рейсов;
  • расчет плановой стоимости для заказчика перевозки (в случае обеспечения сторонних перевозок) и/или плановых затрат на перевозку.

Выбор стратегии перевозки

Грузоперевозки относятся к виду деятельности, где любая задержка может повлечь колоссальные финансовые и репутационные потери вплоть до потери клиента или серьезных штрафных санкций. Для того чтобы грамотно спланировать выполнение заявки на грузоперевозку, минимизировать финансовые и временные затраты, обеспечить надлежащее качество, нужно определить стратегию грузоперевозок, которой необходимо придерживаться:

  • определить этапы цепочки поставок (в случае мультимодальных или интермодальных перевозок);
  • определить виды транспорта, которые планируется использовать на каждом из этапов;
  • при перевозке сборных грузов определиться с точками консолидации и использованием консолидационных складов;
  • определиться с требованиями государства на каждом из этапов автомобильной грузоперевозки;
  • оценить возможности уменьшения затрат за счет перевозки грузов на обратных рейсах;
  • и так далее.

Выбор той или иной стратегии в автомобильных грузоперевозках зависит от вида груза, расстояния, сроков, требуемого качества, имеющихся в компании элементов транспортной инфраструктуры и других параметров, влияющих на процесс грузоперевозок.

Современные TMS-системы помогают в выборе подходящей стратегии организации грузоперевозок, позволяют производить планирование транспортного потока с выбором конкретного сценария исполнения. При помощи TMS-системы можно анализировать возможные варианты развития событий. Например, как изменятся показатели перевозки, если будет выбран тот или иной внешний перевозчик или перевозка будет выполняться собственными силами; как повлияет на параметры перевозки выбор того или иного вида транспорта на каждом из этапов и так далее. Пример организации цепи поставок в TMS-системе приведен на рисунке ниже.

Редактирование этапов перевозки
Редактирование этапов перевозки

При выборе стратегии необходимо определить, кто будет выполнять грузоперевозку на каждом из ее этапов: сторонний перевозчик или перевозка будет осуществляться собственными силами? Часто применяется совмещенный подход.

Например, для FTL-перевозок на большие расстояния можно использовать транспортные компании, имеющие необходимую для этого инфраструктуру, а местную доставку небольшими партиями выполнять собственным парком малотоннажных грузовых автомобилей.

Важной функцией TMS-системы является возможность автоматизации процесса организации тендера и выбора перевозчиков с возможностью сравнения стоимости, сроков и качества перевозки и выбора лучшего предложения.

Расчет тарифов

Расчет плановой стоимости автомобильной грузоперевозки – важная задача не только для перевозчиков, которым нужно сообщить эту стоимость заказчику перевозки, но и для самого заказчика перевозки, чтобы заранее понимать, сколько будет стоить перевозка с учетом предъявленных требований и параметров груза.

Современные TMS-системы позволяют задавать правила расчета стоимости и тарифные сетки, учитывающие все необходимые факторы, такие как:

  • характеристики и параметры грузов;
  • направление перевозки;
  • требуемые виды транспорта;
  • длина маршрута, время в пути;
  • дополнительные условия: температурный режим, срочность, класс опасности груза и прочее;
  • другие условия и ограничения.

Стоимость перевозки может рассчитываться автоматически на основании данных, представленных в заявке не перевозку, тем самым обеспечивая быстрый способ информирования заказчика перевозки о сумме.

Некоторые TMS-системы работают по формированию и выставлению счета заказчику перевозки как на основании предварительных расчетов по плановым показателям, так и на основании фактических данных, которые могут быть скорректированы по факту окончания перевозки.

Карты и географические данные

Возможность работы с картами и картографическими данными – необходимая функция всех TMS-систем. Работа с картами существенно повышает эффективность использования TMS-системы. Кроме этого, картографическая информация необходима для автоматического планирования маршрутов и составления графика доставки.

Работа с картами обычно включает:

  • Отображение картографической информации. Кроме самих геоданных, на карте обычно отображаются: адреса доставки, проложенные маршруты, текущее местонахождение транспортных средств, дорожные события, информация о трафике и т.д. Пример отображения точек на карте приведен на рисунке ниже.
Применение карты при планировании рейсов в TMS-системе
Применение карты при планировании рейсов в TMS-системе
  • Геокодирование адресов. Геокодирование требуется, чтобы определить точку на карте (широту и долготу) на основании указанного адреса. Без решения этой задачи невозможно приступить к следующей – построению маршрута между двумя адресами. При всей кажущейся простоте эта задача сложная потому, что качество ее решения сильно зависит от особенностей адреса, полноты и формата.
  • Прокладка маршрутов. Прокладка маршрутов между двумя точками – это определение расстояния и времени между двумя точками на карте. От того, насколько правильно рассчитаны расстояние и время в пути, зависит качество решения следующей задачи: планирование маршрутов и графика доставки. Идеально, если карта учитывает дорожную ситуацию и ограничения на проезд тех или иных типов транспортных средств в разных геозонах.

В настоящее время карты и картографические данные в подавляющем большинстве случаев не являются частью TMS-систем, а распространяются в виде сторонних сервисов по SaaS-модели. Большинство из таких сервисов бесплатные для частных пользователей, но при этом являются платными для коммерческого использования в составе организации, эксплуатирующей TMS-систему. Стоимость картографического сервиса обычно зависит от интенсивности запросов картографических данных в сутки. Примерами таких сервисов являются Google Maps и Яндекс.Карты.

Также существуют условно бесплатные картографические сервисы. Наиболее распространенным примером является сервис Open Street Map (OSM), однако данные сервисы зачастую не предоставляют клиенту необходимый уровень обслуживания: отсутствует возможность нахождения оптимального маршрута между двумя точками, имеются ограничения по количеству запросов к сервису в сутки и т.д.

Планирование маршрутов и графика доставки

Наверное, немногие технологические инновации в сфере автомобильных грузоперевозок прогрессировали за последние 10-15 лет в такой степени, как механизмы планирования маршрутов и графика доставки. Причина проста: в конце 1990-х годов технология сотовой связи оставалась еще новинкой и из-за своей высокой стоимости была доступна относительно ограниченному кругу компаний.

Кроме этого, разработка картографических систем только началась, технология GPS находилась на этапе зарождения, и соответствующая техника была довольно дорога. Программное обеспечение для планирования маршрутов иногда появлялось в продаже, но организовать получение данных о трафике и погодных условиях в реальном времени было трудно, если вообще возможно. Подчас информация о трафике и дорожных работах, которой располагали диспетчеры и водители, настолько отличалась, что водители расходились во мнении с системой относительного наилучшего маршрута – и часто оказывались правы. Диспетчерам было трудно хоть с какой-то определенностью сказать, где находится вверенный им транспорт и как следует прокладывать маршрут. Наконец, учитывая, что объемы грузов колебались, эффективное планирование маршрутов было практически невыполнимой задачей.

Современные механизмы планирования маршрутов и графика доставки позволяют компаниям (особенно грузоотправителям и дистрибьюторам) эффективно управлять транспортной сетью, назначая транспортные средства в рейсы таким образом, чтобы оптимизировать затраты, соблюсти заданные ограничения на доставку (например, временные окна) и повысить уровень обслуживания клиентов.

Таким образом, механизмы планирования маршрутов и графика доставки открывают перспективу «оптимизации маршрутов» в автоматизированном режиме для нахождения оптимальной комбинации заказов, последовательности и графика доставки вкупе с наиболее коротким и экономически эффективным маршрутом, который обеспечит максимально оперативное использование парка транспортных средств с сохранением или повышением качества обслуживания клиентов.

Эти задачи решаются с применением ряда технологий: получаемых и отображаемых в реальном времени картографических данных, алгоритмов поиска оптимальных маршрутов с учетом временных окон и других ограничений, систем обратной связи.

Собственно, задача планирования оптимального маршрута и графика перевозки как раз и заключается в том, чтобы наиболее эффективным образом распределить все заявки на доставку по рейсам в соответствии с договоренностями с клиентами, минимизировав при этом объем требующихся ресурсов.

Механизмы планирования маршрутов и графика доставки решают задачи построения маршрутов с применением специальных алгоритмов, которые компонуют рейсы (так, чтобы вместимость автомобиля использовалась максимально эффективно), формируют график объезда точек доставки, выстраивают маршрут следования между точками доставками, учитывая при этом множество ограничений.

Наиболее популярным алгоритмом планирования маршрутов и графика доставки является алгоритм Кларка-Райта. Этот алгоритм позволяет определить рациональные маршруты при доставке консолидированных грузов.

Алгоритм Кларка-Райта предусматривает совмещенное решение задачи маршрутизации перевозок, осуществляемых парком автомобилей различной грузоподъемности с учетом возможных ограничений.

Коллаж

К ограничениям могут относиться следующие показатели: временные окна доставки, максимальное время работы водителей в рейсе, температурный режим, максимальное число точек выгрузки за рейс, ограничения по доступным зонам работы транспортных средств, ограничения по графику работы водителей и другие ограничения. Надо также понимать, что чем больше возможных ограничений накладывается, тем менее оптимальным будут выходить рейсы с точки зрения необходимого количества и загрузки автомобилей.

Частой альтернативой сложным алгоритмам является обычное зональное планирование, когда заявки сразу распределяются между транспортными средствами, закрепленными за определенными зонами доставки.

Такой способ планирования позволяет достаточно быстро распределять задачи в процессе поступления заказов за каждым автомобилем и используется при курьерских доставках, где водители хорошо знают территорию и клиентов.

Обычно результаты планирования отображаются на карте в удобной графической форме таким образом, чтобы диспетчер мог визуально оценить результаты планирования и при необходимости внести корректировки по спланированным маршрутам, перераспределить задачи между рейсами.

Системы планирования прогрессируют с каждым годом, в том числе благодаря растущим мощностям серверного оборудования. По некоторым оценкам, автоматизация планирования маршрутов позволяет компаниям уменьшить пробег грузовых автомобилей и сократить затраты на ГСМ на 30-40%. Благодаря внедрению системы, количество задействованных транспортных средств для доставки по маршруту в среднем снижается на 15-30%, а также удается сократить холостые пробеги до 35%.

Разумеется точный размер этой экономии определяется конкретными обстоятельствами и зависит от ряда факторов, например, используемого механизма планирования маршрутов и графика доставки, применяемого оптимизационного алгоритма, практических соображений и исходной цели внедрения (например, уменьшить затраты или повысить уровень обслуживания).

Отслеживание автомобильных грузоперевозок

Еще совсем недавно диспетчер мог получить информацию о выполнении рейсов или возникших проблемах только при возврате документов водителем, где была зафиксирована вся информация о доставке: время прохождения точек, отказ от товара в местах выгрузки, расхождения при загрузке или выгрузке товара. Такой подход не позволял оперативно получить информацию, поэтому и не было возможности оперативно влиять на ситуацию, что сказывалось на качества оказываемого сервиса: срывы поставок, опоздания к клиентам и прочее.

Качество доставки значительно повысилось с появлением сотовой связи. Теперь водители могут сообщать диспетчеру о прибытии в места назначения, погрузке/разгрузке, проблемах в пути и так далее. Но при таком подходе все равно сложно контролировать водителей, маршрут следования грузового автомобиля и отклонения от него, дорожные события и множество других важных моментов, способных существенно повлиять на доставку, потому что процесс контроля перевозки с помощью телефонных звонков – достаточно трудоемкий и требует больших временных, финансовых и человеческих ресурсов.

Необходимо учитывать, что информация, полученная непосредственно от водителей, не всегда бывает объективной и достоверной в силу различных причин.

С ростом грузопотока и увеличения численности парка транспортных средств такой контроль осуществлять все сложнее, а количество ошибок и неверно принятых решений из-за недостаточности или недостоверности информации увеличивается.

Развитие не стоит на месте, и на смену обычным телефонам пришли смартфоны и планшеты, а вместе с ними появились мобильные приложения для водителей, которые позволили сделать следующий шаг к повышению качества оказываемых услуг. Мобильные приложения позволяют автоматизировать работу водителей и наладить онлайн-взаимодействие с центральным офисом.

Кроме этого, существенное распространение получили системы спутникового мониторинга, позволяющие отслеживать в режиме реального времени множество параметров: месторасположение автомобиля, скорость, различные события (заправки и сливы топлива, включения и выключения двигателя, температурный режим).

TMS-системы позволяют отслеживать процесс исполнения перевозки с применением различных подходов:

  • на основании введенных вручную данных диспетчером грузоперевозки;
  • на основании данных, полученных из системы спутникового мониторинга;
  • на основании данных, полученных с мобильного приложения водителя.

Отслеживание грузоперевозок на основании вручную введенных данных

Как было сказано выше, такой подход подразумевает использование обычной телефонной связи для обмена информацией между водителем и диспетчером и ручную фиксацию событий в TMS-системе (например, время прибытия по адресу, передачу груза грузополучателю, время отправки по следующему адресу).

По этим данным TMS-система может помочь диспетчеру и водителю принять какие-либо решения и при необходимости скорректировать маршрут, оповестить клиента о задержке.

При таком подходе обычно используется бумажных документооборот: маршрутные листы и прочая информация о грузе и грузополучателях, напечатанная на бумаге. Кроме затрат на бумажный документооборот, такой подход значительно усложняет любые корректировки, которые часто случаются в процессе исполнения рейсов.

Отслеживание на основании данных спутникового мониторинга

Взаимодействие TMS-системы и системы спутникового мониторинга в реальном времени дает возможность отслеживать множество параметров в процессе рейса и влиять на его исполнение.

Далее мы коснемся функций TMS-системы, которые становятся возможны благодаря использованию спутникового мониторинга. Практически те же функции доступны в случае использования мобильного приложения для водителей, о котором речь пойдет ниже.

TMS-система получает информацию о географических координатах и маршруте следования транспортного средства в реальном времени. Полученные данные могут быть отражены на карте для последующего анализа. Подобная интеграция позволяет контролировать любые нарушения в процессе выполнения рейса: отклонение от планового маршрута, прогнозируемое опоздание в назначенные временные окна выгрузки. Данная информация позволяет повысить качество доставки и оперативно реагировать на любые изменения в процессе исполнения заявок на перевозку.

Водитель и автомобиль постоянно находятся под контролем со стороны диспетчера. О любом происшествии на маршруте система производит оповещение ответственного лица: ДТП, опоздание, длительная остановка и прочее, что позволяет принимать оперативные решения и влиять на процесс перевозки.

Часто во время исполнения маршрута возникают задержки на точках доставки (не всегда по вине водителей): долгая разгрузка, отсутствие лица, принимающего грузы, и другое. В подобных ситуациях велик риск отклонения от ранее намеченного плана и опоздания в последующие точки. TMS-система, получив информацию о текущем местоположении транспортного средства, позволяет проанализировать время задержки на точках и произвести перерасчет планового времени прибытия в последующие точки, а также проинформировать диспетчера о необходимости перестроения маршрута. Благодаря этим данным диспетчер может своевременно оповестить клиента о возможных опозданиях или изменении времени доставки (или же TMS-система может это сделать самостоятельно посредством SMS или E-Mail). Все эти возможности повышают качество оказываемых услуг.

Получение информации об открытии дверей автомобиля вне точек проведения погрузочно-разгрузочных работ позволяет оповещать о внештатных ситуациях и оперативно реагировать на несанкционные действия с грузом: связаться с водителем, чтобы выявить причину открытия дверей, оповестить контролирующие органы о возможных хищениях груза с точным описанием времени и координат произошедшего события.

Еще одним примером контроля соблюдения условий доставки является мониторинг температурного режима во время исполнения рейса в соответствии с требованиями, предъявляемыми к перевозимому грузу.

При отклонении температуры в кузове транспортного средства от заданной нормы осуществляется оповещение водителя и диспетчера, которые могут своевременно принять меры и не допустить порчу груза.

Мобильное приложение для водителей

Мобильное приложение предназначено для контроля работы водителей в процессе исполнения перевозки. Оно устанавливается на смартфон или планшет водителя и позволяет выполнять множество функций, необходимых для качественного исполнения рейса водителем, а также находиться в онлайн-взаимодействии с диспетчером для оперативной реакции в случае отклонений.

Коллаж карта и мобильный телефон

Ниже перечислена стандартная функциональность мобильных приложений для водителей:

  • Отображение информации по рейсу. В отличие от бумажного подхода, описанного выше, вся информация о рейсе хранится в смартфоне, обновляется в реальном времени исходя из текущей ситуации и отображается в удобном для водителя виде: информация о точках доставки, объединенных в последовательный маршрут и отображаемых на карте; информация о грузе с детальной информацией о грузовых местах и товарном составе; информация о грузополучателя, их контактах и особенностях взаимодействия.
  • Навигатор. Еще одной функцией для водителя в мобильных приложениях является возможность построить оптимальный маршрут следования до точки с учетом текущей дорожной обстановки. Это позволяет вовремя осуществлять доставку и быстро реагировать на изменение дорожной ситуации.
  • Отслеживание выполнение рейса. Отслеживание выполнение рейса в реальном времени – одна из наиболее важных задач мобильного приложения. По текущему местоположению транспортного средства, по времени прибытия в точку погрузки/разгрузки или убытия из нее можно детализировать прогноз прибытия в последующие точки, заранее договариваться с клиентами о возможных задержках или более раннем прибытии, изменять последовательность выполнения рейса. Современные смартфоны оборудованы GPS-датчиком, что позволяет отслеживать местоположение водителей во время выполнения рейсов. Отслеживание координат местоположения водителя позволяет четко контролировать водителей и фиксировать фактические данные о прибытии в точку доставке и начале исполнения работ. Недобросовестные водители не смогут фиксировать некорректное время исполнения задач, а диспетчер будет видеть актуальную картину выполнения доставки. Тем не менее надо понимать, что в части отслеживания транспортного средства в пути мобильное приложение не является заменой промышленным системам спутникового мониторинга.
  • Корректировка маршрута. Во время исполнения рейсов может возникать необходимость скорректировать маршрут следования: добавить дополнительные точки загрузки и выгрузки, дополнительные задачи в точках доставки или отменить доставку. Данные изменения могут быть инициированы как диспетчером, так и водителем. И в том, и в другом случае у диспетчера и водителя нет необходимости созваниваться, все взаимодействие будет происходить в автоматическом режиме между TMS-системой и мобильным приложением.
  • Контроль исполнения задач. При доставке груза водителю обычно необходимо выполнить ряд задач, таких как например, получение или передача документов, получение оплаты и предоставление чека. Список задач может определяться в целом для всех клиентов, так и индивидуально. Контролировать действия водителя удаленно достаточно сложно, а отсутствие контроля может привести к снижению уровня сервиса, предоставляемого клиентам. Мобильное приложение позволяет отслеживать исполнение водителем всех заданных для клиента задач. Информация об их выполнении или проблемах при выполнении поступает диспетчеру незамедлительно, что также помогает оперативно решать многие проблемы.
  • Штрихкодирование. При передаче (или принятии) груза водитель может сканировать штрихкоды этих грузов и сопроводительных документов. Это позволяет минимизировать ошибки и ускорить процесс передачи грузов и сопроводительной документации. Идеально, с точки зрения скорости и удобства, использовать для этого специализированные промышленные смартфоны, оборудованные сканером штрихкода, однако такое считывание может быть совершено и обычным смартфоном со встроенной камерой.
  • Обмен сообщениями. Мобильное приложение позволяет в режиме реального времени обмениваться сообщениями между водителем и диспетчером. При этом водитель может использовать шаблонные сообщения или писать их в произвольной форме, а диспетчер вовремя получает необходимую информацию от водителей, принимает решения и отправляет набор инструкций или дополнительную информацию водителю.

Автоматизация работы водителей с применением мобильных приложений позволяет поднять качество оказываемых услуг на совершенно новый уровень: снизить количество сбоев в процессе перевозок, получать актуальную информацию о статусе перевозки для контроля и принятия оперативных решений.

Управление собственным парком грузовых автомобилей

TMS-система значительно упрощает управление собственным парком грузовых автомобилей, а также сокращает бумажную работу. TMS-системы позволяют вести диспетчеризацию транспортных средств, контролировать расход топлива и информировать о прохождении технического обслуживания и сроках окончания действия разрешительных документов на грузовые автомобили и водителей.

TMS-система позволяет не просто фиксировать операционную деятельность собственного парка автомобилей, но и консолидировать затраты на собственный парк в разрезе различных статей, а также учитывать данные затраты в себестоимости перевезенных грузов.

Ингода для управления собственным парком используются системы управления (Fleet Management System, FMS), существующие отдельно от TMS, но при таком подходе разделения систем достаточно сложно понять реальную картину о всех затратах, которые несет компания при исполнении перевозки. В этом случае возникает ряд проблем и открытых вопросов. Как учитывать затраты собственного парка в разрезе каждого заказа на доставку? Каким образом при планировании маршрутов учитывать доступность автомобилей и плановые даты окончания ремонтов или технического обслуживания?

Для ответа на данные вопросы важно подходить комплексно и рассматривать решение задач по управлению грузоперевозками и собственным транспортом в совокупности. Поэтому многие поставщики современных TMS включают функциональность учета собственного парка (FMS) в состав TMS, что позволяет решать озвученные задачи.

Современные TMS-системы обладают следующими базовыми функциями в части управления собственным парком:

  • диспетчеризация парка;
  • обслуживание автомобильного подвижного состава;
  • учет топлива;
  • контроль сроков действия разрешительной документации;
  • контроль в безопасности в пути.

Диспетчеризация парка

При наличии собственного необходимо контролировать состояние и доступность грузовых автомобилей. Современные TMS-системы позволяют вести полноценный учет и отслеживать состояние каждой единицы транспорта в целях эффективного планирования работы всего парка. Наличие полной информации об автомобиле и его состоянии важно для многих процессов: от планирования рейсов до планирования технического обслуживания, а отсутствие достоверной информации чревато сбоями в доставке и проблемами с клиентами.

В TMS-системах должна присутствовать следующая функциональность:

  • Ведение реестра транспортных средств. В TMS-системе ведется реестр грузовых автомобилей со всеми характеристиками по каждому транспортному средству: идентифицированные параметры, вместимость, грузоподъемность, допустимые нагрузки на оси, нормативы расхода топлива, даты прохождения технического обслуживания, установленные узлы и агрегаты, разрешительные документы. Эти данные крайне необходимы как логистам с целью построения оптимальных и эффективных маршрутов, так и механикам, ответственным за техническое обслуживание.
  • Ведение графика работы грузовых автомобилей. Ведение графика работы транспортных средств и водителей очень важно для целей эффективного планирования. Нужно знать, когда автомобиль или водитель доступны для выполнения перевозки, когда закончатся запланированные маршруты, где окажутся после этого транспортные средства, когда можно будет планировать новые рейсы, когда необходимо выполнить плановое техническое обслуживание. При отсутствии (или некорректности) этой информации можно запланировать на рейс грузовой автомобиль, который находится в ремонте или который еще к этому времени не закончит выполнение предыдущего рейса и не успеет приехать в точку погрузки.
  • Учет работы грузового автотранспорта. Учет данных о текущем пробеге, выработке автошин и других агрегатов позволяет механику спланировать дальнейшие работы по проведению планового технического обслуживания, замене шин, агрегатов, а также своевременному прохождению ремонтных работ. Не имея такой информации, можно столкнуться с существенным увеличением незапланированных сбоев оборудования.
  • Учет водителей. Детальная информация по водителям является важным аспектом для принятия решения по планированию рейсов. Для этого нужно вести всю информацию о текущем местоположении водителей и месте их жительства для планирования стыковочных маршрутов со сменой водителей, о разрешительных документах (лицензии, визы). Водитель должен по возможности хорошо ориентироваться на местности и быть доступным для выполнения рейса – не находиться в отпуске и на больничном. Все это можно учитывать в системе и использовать при планировании.

Обслуживание грузового автопарка

Основной статьей затрат на содержание частного парка является ремонт и техническое обслуживание (до 60% от общих затрат на транспорт).

Для поддержания парка в актуальном состоянии необходимо вовремя проводить техническое обслуживание автомобилей, вести статистику ремонтов, в том числе для своевременного принятия решения о продаже нерентабельных транспортных средств.

Одной из функции подсистемы по управлению собственным автопарком является контроль и мониторинг сроков и плановых дат технического обслуживания. Для каждой модели автомобиля задаются нормативы для прохождения технического обслуживания: километраж и срок эксплуатации.

Система должна контролировать пробеги транспортных средств и на основании этих данных осуществлять прогноз необходимости прохождения обслуживания.

Отдельно стоит выделить необходимость учета внеплановых ремонтов транспортных средств вследствие их поломки при эксплуатации или в случае дорожно-транспортных происшествий. Необходима не только регистрации подобных случаев, но и фиксация понесенных затрат на проведенные работы и запчасти по ремонту, а также учет данных затрат в рамках выполненных рейсов для анализа рентабельности перевозок.

Агрегаты и автошины являются материальными запасами, которые потребляются не сразу, а в течение определенного периода. Агрегаты имеют уникальные номера для их однозначной идентификации и учета. Затраты на покупку автошин и агрегатов, как правило, списываются пропорционально выработке.

Каждый тип агрегата и шин имеют собственную эксплуатационную норму, поэтому со стороны системы требуется контролировать объем выработки агрегатов и предоставлять своевременное оповещение о необходимости замены или ремонта агрегата, установленного на грузовом автомобиле.

При ведении учета важно не только отслеживать выработку и эксплуатационные нормы каждого агрегата или шины, но также вести учет затрат на них. Затраты, понесенные на ремонт агрегата, должны учитываться как в разрезе каждого транспортного средства, на котором установлен агрегат или шина, так и в разрезе затрат предприятия/подразделения, если агрегат не эксплуатировался.

Учет топлива

Второй по значимости является группа затрат на топливо. Одной из ключевых функций подсистемы по учету собственного парка является контроль расходов на топливо.

Учитывать расходы на топливо без специализированных систем достаточно трудоемкая задача, требующая особого внимания, где человеческий фактор обходится особенно дорого.

Во многих странах существуют специальные регламентные документы, которые оформляются для учета расходов на топливо и фиксации выработки самого грузового автомобиля и водителя. В России таким документом является путевой лист.

Для контроля расхода топлива учитываются нормы расхода в зависимости от различных показателей, в том числе: температурных коэффициентов, коэффициентов дорог и прочее. Нормативные показатели необходимы для контроля экономии и пережога топлива в сравнении с фактическим расходом, который фиксируется при помощи датчиков уровня топлива. Датчики уровня топлива определяют в режиме реального времени не только его фактический расход, но также заправки и сливы.

Важным аспектом является контроль заправок грузовых автомобилей – как проконтролировать и своевременно учесть затраты? В современном мире безналичных платежей этот вопрос значительно упрощается. Во многих компаниях уже сейчас используется выдача пластиковых топливных карт водителям, по которым они должны заправляться на определенных АЗС.

Современные TMS-системы должны поддерживать функцию учета заправок по пластиковым картам с возможностью загрузки данных от процессинговых компаний непосредственно в учетную систему. Это позволяет значительно сократить время на ввод информации по выполненным заправкам и повысить контроль учета затрат.

Контроль сроков действия разрешительной документации

Часто возникают ситуации, когда в процессе исполнения рейса выясняется, что срок действия страхового полиса на транспортное средство подошел к концу. При этом транспортная компания может понести значительные штрафы. Во избежание подобных ситуаций необходим контроль сроков действия документов на грузовые автомобили и водителей. Современные системы обладают функцией заблаговременного оповещения об окончании сроков действия документов, потому что это может повлечь за собой невыход транспорта и/или водителей в рейс.

Контроль наличия определенных документов на грузовой автомобиль или водителя позволяет избежать лишних затрат. Так, наличие просроченной профессиональной водительской лицензии не позволит водителю исполнять рейсы по грузоперевозкам.

Своевременное продление сроков действия различных типов документов – страховки, справки, визы – позволяет избежать проблем при доставке грузов и увеличить процент выпуска грузовых автомобилей в рейсы.

Контроль безопасности в пути

В процессе исполнения рейсов могут возникать различные непредвиденные обстоятельства, например, грузовой автомобиль может попасть в ДТП или сломаться.

Коллаж - безопасность

Факт подобного происшествия должен быть зафиксирован в системе потому, что на восстановление автомобиля могут потребоваться значительные затраты времени и средств. Выделение ответственных за ДТП, возможность получения страховых выплат, сроки и стоимость ремонта по восстановлению, дата подачи документов в страховую компанию, результаты рассмотрения дела, сканы необходимых документов – все это учитывается в TMS-системах.

Важно отслеживать процесс по решению вопросов, связанных со страховыми случаями. TMS-системы, как правило, обеспечивают контроль для подачи заявлений в страховую компанию, а также получение оповещения об истечении срока предоставления документов.

В процессе выполнения рейсов водители могут нарушить правила дорожного движения (ПДД). Штрафы за нарушения вынуждена оплачивать компания, поэтому необходимо оперативно определить, какой водитель в каком рейсе нарушил ПДД и по чьей вине произошло нарушение. В этом плане задачей TMS-системы является ведение учета задолженностей водителей перед транспортной компанией и учет оплат водителем штрафов.

Калькуляция затрат и аналитическая отчетность

Калькуляция затрат на грузоперевозки в различных разрезах – важная задача, которая может быть эффективна решена в рамках TMS-системы. В TMS-системах предусмотрена возможность учитывать все виды затрат, распределяя их на конкретные рейсы, заявки на перевозку или пропорционально различным параметрам (масса, объем, расстояние и др.), а также возможны комбинации этих параметров (например, распределение по тонно-километрам). Только такая структура учета затрат может дать правдивую картину о доходах и расходах по различным видам деятельности и разрезам учета: по каждому конкретному клиенту, по видам перевозки (например, региональные и внутригородские), по видам транспортных средств, по направлениям, по видам перевозимых грузов.

В случае использования услуг сторонних перевозчиков калькуляция затрат выглядит достаточно просто, а в случае использования собственного автопарка – несколько сложнее. Во втором случае необходимо учитывать не только прямые затраты на выполнение конкретного рейса (топливо, выплаты водителю), но и косвенные затраты (аренда офиса, амортизация транспорта, обслуживание), которые нужно в последующем распределять на каждый перевезенный груз.

Кроме калькуляции затрат в разрезе различных критериев, существует потребность в детальной аналитической отчетности для принятия стратегических решений. Что выгоднее, использовать собственный автотранспорт или использовать привлеченный транспорт, какая должна быть структура цепочки поставок, какими видами транспорта пользоваться? На все эти вопросы сложно ответить, не имея перед глазами четкой картины происходящего. TMS-системы предоставляют гибкие механизмы аналитической отчетности и средства моделирования ситуации. Например, можно смоделировать, что было бы, если бы вместо одного поставщика услуг использовался другой с отличными принципами ценообразования.

Обычно только комплексная TMS-система, в которой содержатся данные о всех этапах перевозки, управлении собственным транспортом и учете работы с перевозчиками, может обеспечить получение полной информации по всему процессу перевозки для принятия правильных управленческих решений.

Ссылка на основную публикацию