Чтобы обеспечить оперативный обмен информацией в масштабе нескольких организаций, многие компании, как в грузоперевозках, так и в других отраслях, прибегают к электронному документообороту. Разберемся с данной темой более подробно.
Что такое электронный документооборот?
Формально электронный документооборот определяется как «обмен коммерческой документацией или информацией в электронной форме между компьютерными системами, обычно принадлежащими разным организациям с использованием стандартизированного формата данных».
Система электронного документооборота включает в себя по меньшей мере двух торговых партнеров, компьютерную систему и сеть связи. В подобной схеме обмен коммерческими документами, например, заказами на закупку, счетами, счетами-фактурами и другими бухгалтерскими документами, происходит в электронной форме – в виде так называемых EDI-сообщений (EDI message). EDI-документы заменяют традиционные бумажные документы.
Многие из них имеют универсальное назначение, но часть относится к конкретным отраслям (например, грузоперевозки, розничная торговля или здравоохранение). При электронном документообороте обычные документы заменяются электронными сообщениями, понятными для компьютерных систем. Система-отправитель создает сообщение, а система-получатель получает и расшифровывает его.
Один из наиболее частых документов, в отношении которых компании внедряют электронный документооборот, — это заказ на закупку. Традиционно обработка заказа на закупку происходит так:
- Покупатель анализирует данные в системе управления запасами.
- На основании проведенного анализа покупатель создает заказ на закупку исходя из принятой методологии управления запасами (вручную или с использованием автоматических алгоритмов).
- Покупатель распечатывает заказ (обычно на специальном бланке, который принят в компании) и подписывает его у руководителя.
- После оформления бумажного заказа покупатель сканирует его и отправляет поставщику по электронной почте.
- Поставщик получает заказ и вручную вводит его в свою компьютерную систему.
- Покупатель периодически связывается с поставщиком по телефону, чтобы выяснить, был ли получен и обработан заказ на закупку.
Если сложить время на внутреннюю обработку у отправителя и получателя, выходит, что этот процесс занимает обычно от одного до двух дней – в случае, когда получатель и отправитель обрабатывают заказа без задержек и ни в одной точке не возникает ошибок при переносе данных из бумажных документов в систему.
Теперь рассмотрим тот же процесс в случае, когда компания размещает заказы на закупку с использованием электронного документооборота:
- Покупатель анализирует данные в системе управления запасами и создает заказ на закупку, но не печатает его.
- Компьютерная система покупателя создает электронную версию заказа и автоматически передает ее в компьютерную систему получателя за считанные минуты.
- На основании переданной информации в компьютерной системе поставщика создается заказ покупателя, и обратно передается информация о его состоянии (например, подтверждение наличия товара и возможной даты отгрузки).
То, на что с бумажными документами требовалось до двух дней, занимает теперь несколько минут. Избавляя от необходимости работать с бумагой на большинстве этапов, электронный документооборот способен радикально преобразить традиционные бизнес-процессы в цепочках поставок.
Преимущества электронного документооборота
Во-первых, это конечно же скорость. Скорость выполнения различных процессов – это жизненно важное качество для результативности (например, скорость вывода новых товаров на рынок или время отклика поставщика на запросы клиентов). Особенно, в нашем 21-ом веке, когда скорость становится одним из важнейших конкурентных преимуществ практически в любой сфере. Повышение скорости процессов может быть выгодным для компании в нескольких отношениях:
- Ускорение вывода на рынок усовершенствованных или новых товаров. Полученное преимущество во времени, измеряемое неделями и месяцами, может существенно повлиять на рентабельность в грузоперевозках.
- Возможность делать больше меньшими силами. Сокращение персонала, что не редкость во многих отраслях, приводят к необходимости выполнять больший объем работы меньшим количеством людей. Электронный документооборот, который повышает производительность работников и одновременно снижает накладные расходы, может быть залогом выживания на рынке.
- Сокращение цикла доставки способствует ускоренному выполнению заказов и снижению затрат на поддержание товарных запасов.
Второе преимущество – это точность. Точность всегда важна при обмене документами. Чтобы передать куда-либо информацию из традиционного бумажного документа, требуется ее ввести в систему, а любое такое действие чревато ошибками в силу человеческого фактора. Зачастую бывает трудно повысить скорость работы именно из-за необходимости соблюдать качество ручного ввода, ведь чем выше скорость, тем более вероятны ошибки.
Преимущества от ускорения ручного ввода данных могут быть легко сведены на нет высокими затратами на исправление ошибок. Повышение точности информации, передаваемой поставщикам и клиентам, влечет экономию по нескольким статьям:
- повышение удовлетворенности клиентов;
- снижение накладных расходов на выявление и повторную обработку ошибочно составленных документов;
- снижение затрат на доставку запаздывающих или утраченных товаров (или ускоренное оказание услуг).
Внедрение электронного документооборота
Уже сейчас некоторые крупные компании, в том числе производители и представители розничного бизнеса, стали в обязательном порядке требовать от транспортных компаний и перевозчиков поддержки электронного документооборота, отказываясь даже рассматривать возможность сотрудничества в ином случае. Очевидно, что данная тенденция будет только нарастать, и в ближайшем будущем подавляющее большинство компаний перейдут исключительно на электронный документооборот.
Таким образом, для многих компаний электронный документооборот – важнейшее условие, от которого зависит возможность деятельности, а не просто способ выделиться среди конкурентов. В настоящий момент на рынке существует множество различных провайдеров электронного документооборота и множество автоматизированных систем, имеющих готовые механизмы взаимодействия с ними.
Загрузка...
